Telephone Operator memainkan peranan yang sangat penting bagi sebuah perusahaan terlebih bagi sebuah hotel. Seorang telephone operator memberikan kesan pertama bagi customer atau pelanggan. Dengan ratusan bahkan ribuan telephone masuk yang dikelola setiap hari jika dimanage dengan baik tentu saja hal ini dapat menjaga hubungan baik dengan customer atau pelanggan.
Alcatel-Lucent 4059 Extended Edition Attendant Console adalah perangkat operator telephone yang memberikan kenyamanan untuk mengelola panggilan telpon. Sebagaimana yang kita ketahui panggilan telephone adalah the first point of contact dalam setiap bisnis, kesan pertama dalam hubungan bisnis dapat dinilai dari cara kita menjawab telephone pelanggan.
 |
| Alcatel-Lucent 4059EE Attendant Console untuk mendukung operasional telephone operator hotel. |
Dalam operasional hotel, telephone operator memiliki peran penting dalam menangani komunikasi antara tamu, departemen internal dan pihak eksternal.
Bagi hotel dengan volume panggilan yang tinggi, perangkat operator bukan sekadar telephone biasa. Operator membutuhkan interface yang membantu mereka melihat, memilih, menjawab dan meneruskan panggilan secara lebih efektif.
Salah satu implementasi yang pernah kami lakukan adalah pemasangan Alcatel-Lucent 4059 Extended Edition Attendant Console pada sebuah hotel di Sanur, Bali.
Project at a Glance
Project: Alcatel-Lucent 4059EE Attendant Console
Environment: Hotel / Hospitality
Location: Sanur, Bali
Quantity: 3 Attendant Console Units
Application: Telephone Operator
Implementation: CV. DATA PIRANTI UTAMA
Project Background
Telephone operator merupakan salah satu titik penting dalam komunikasi hospitality.
Ketika tamu menghubungi hotel, operator dapat menjadi salah satu kontak pertama yang berinteraksi dengan customer. Operator juga menangani panggilan internal dari berbagai departemen dan kebutuhan komunikasi lainnya.
Pada sebuah hotel di Sanur, Bali, terdapat kebutuhan penggunaan beberapa attendant console untuk mendukung aktivitas telephone operator.
Dalam project tersebut, terdapat 3 unit Alcatel-Lucent 4059 Extended Edition Attendant Console yang digunakan untuk mendukung operasional telephone operator hotel.
Mengapa Hotel Membutuhkan Attendant Console?
Pada property dengan jumlah panggilan yang cukup tinggi, telephone operator membutuhkan lebih dari sekadar handset untuk menangani komunikasi.
Operator perlu mengetahui panggilan yang masuk, menentukan prioritas, melakukan transfer dan memonitor status panggilan.
Attendant console dirancang untuk memberikan interface yang lebih sesuai dengan workflow operator dibandingkan penggunaan telephone biasa.
Beberapa kebutuhan yang biasanya muncul antara lain:
- Mengelola incoming call
- Melakukan call transfer
- Melihat status panggilan
- Mengelola antrean panggilan
- Mengidentifikasi caller
- Melakukan dial dengan lebih cepat
- Mendukung komunikasi internal hotel
Alcatel-Lucent 4059EE Attendant Console
Alcatel-Lucent 4059 Extended Edition merupakan attendant console yang dirancang untuk membantu operator mengelola panggilan melalui interface berbasis komputer.
Pada implementasi ini, CV. DATA PIRANTI UTAMA tidak hanya melakukan instalasi attendant console, tetapi juga menyediakan PC Desktop yang digunakan untuk aplikasi attendant console.
Dengan pendekatan tersebut, operator memiliki workstation yang menjadi interface utama untuk mengelola panggilan.
Fungsi yang Membantu Telephone Operator
1. Visual Call Queue and Routing
Salah satu fungsi penting adalah kemampuan untuk melihat antrean panggilan secara visual dan membantu operator menentukan panggilan yang perlu ditangani.
Visual information seperti ini dapat membantu operator memahami kondisi panggilan dan melakukan routing sesuai kebutuhan.
2. Caller ID
Caller ID membantu operator mengetahui informasi nomor atau identitas caller yang tersedia pada sistem.
Dalam konteks hospitality, informasi caller dapat membantu operator memberikan greeting dan menangani komunikasi dengan lebih personal apabila data customer tersedia dalam sistem.
3. Click-to-Dial
Fungsi click-to-dial membantu operator melakukan panggilan melalui interface komputer tanpa harus selalu memasukkan nomor secara manual menggunakan keypad telephone.
Untuk operator yang melakukan banyak panggilan dalam satu shift, workflow yang lebih sederhana dapat membantu meningkatkan efisiensi pekerjaan.
Attendant Console dalam Workflow Hotel
Attendant console sebaiknya tidak dipandang sebagai perangkat yang berdiri sendiri.
Perangkat ini merupakan bagian dari sistem komunikasi hotel yang dapat melibatkan PABX, extension, trunk, IP network, telephone endpoint dan workflow telephone operator.
Secara sederhana, workflow dapat melibatkan:
- Incoming call diterima oleh sistem komunikasi.
- Panggilan masuk ke operator atau call queue sesuai konfigurasi.
- Operator melihat informasi panggilan melalui attendant console.
- Operator menjawab dan mengidentifikasi kebutuhan caller.
- Panggilan diteruskan ke extension atau tujuan yang sesuai.
- Operator memonitor status panggilan sesuai kebutuhan.
Konfigurasi aktual tentu bergantung pada architecture PABX dan kebutuhan masing-masing property.
Pendekatan Instalasi
Instalasi attendant console bukan hanya mengenai pemasangan hardware. Workstation operator juga harus dipersiapkan agar aplikasi dapat digunakan sesuai dengan sistem komunikasi yang tersedia.
Pada project ini, pekerjaan kami mencakup:
- Supply Alcatel-Lucent 4059EE Attendant Console
- Installation perangkat
- Preparation PC Desktop untuk aplikasi
- Configuration sesuai kebutuhan sistem
- Testing fungsi operator
- Verifikasi komunikasi dengan sistem PABX
4059EE dan Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise
Attendant console merupakan bagian dari ekosistem sistem komunikasi, sehingga compatibility dan konfigurasi dengan platform PABX existing menjadi hal penting dalam implementasi.
Dalam lingkungan Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise, attendant console dapat menjadi salah satu interface yang digunakan oleh telephone operator untuk mengelola komunikasi masuk dan keluar.
Karena itu, sebelum melakukan installation atau replacement, kondisi existing system sebaiknya diperiksa terlebih dahulu.
Engineer's Note
Pada sistem komunikasi hotel, operator console sering terlihat seperti perangkat sederhana karena berada di meja operator.
Namun sebenarnya perangkat tersebut berada pada titik yang sangat penting dalam workflow komunikasi hotel.
Karena itu, ketika terjadi masalah pada attendant console, troubleshooting sebaiknya tidak hanya melihat perangkat operator. PABX, network, application, connectivity dan konfigurasi juga perlu diperiksa sebagai satu sistem.
Maintenance Attendant Console
Setelah installation, kondisi attendant console dan sistem komunikasi sebaiknya tetap diperhatikan sebagai bagian dari maintenance PABX.
Beberapa pemeriksaan yang dapat dilakukan antara lain:
- Power dan kondisi PC operator
- Application availability
- Network connectivity
- Incoming call
- Outgoing call
- Call transfer
- Call queue
- Caller information
- Communication dengan PABX
Pemeriksaan tersebut dapat menjadi bagian dari preventive maintenance apabila sistem komunikasi hotel memiliki fungsi operator yang critical.
Kapan Hotel Perlu Mempertimbangkan Attendant Console?
Attendant console dapat menjadi pertimbangan ketika hotel memiliki telephone operator dengan volume panggilan yang cukup tinggi atau membutuhkan workflow pengelolaan panggilan yang lebih terstruktur.
Beberapa kondisi yang dapat menjadi pertimbangan:
- Hotel menerima banyak incoming calls
- Operator menangani banyak internal extension
- Call transfer merupakan aktivitas rutin
- Hotel menggunakan PABX enterprise
- Operator membutuhkan visual call queue
- Hotel membutuhkan workstation operator yang lebih terintegrasi
Pengalaman CV. DATA PIRANTI UTAMA
Project Alcatel-Lucent 4059EE di Sanur merupakan salah satu contoh implementasi sistem komunikasi yang membutuhkan pemahaman antara perangkat operator dan PABX existing.
Kami menangani kebutuhan dari sisi supply dan installation, termasuk preparation PC Desktop yang digunakan untuk aplikasi attendant console.
Pendekatan kami tidak hanya berhenti pada pemasangan perangkat, tetapi memastikan perangkat dapat digunakan sebagai bagian dari workflow komunikasi property.
PABX & Communication Services
CV. DATA PIRANTI UTAMA membantu hotel dan business environment dalam kebutuhan sistem komunikasi, mulai dari assessment hingga installation, maintenance dan technical support.
- PABX & IP PBX
- Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise
- Attendant Console
- IP Phone
- SIP Trunk & VoIP
- VoIP Gateway
- PABX Preventive Maintenance
- Technical Support & Troubleshooting
- System Upgrade & Migration Planning
Need Support for Your Hotel Telephone System?
Jika hotel Anda menggunakan Alcatel-Lucent PABX, attendant console atau sistem komunikasi lainnya dan membutuhkan assessment, installation, maintenance atau technical support, kami dapat membantu mengevaluasi kondisi existing terlebih dahulu.
Related Articles
- PABX Maintenance Hotel: Preventive Maintenance untuk Sistem Komunikasi
- On-Call PABX Service: Technical Support untuk Sistem Komunikasi Hotel
- Yeastar IP PBX di Bali: Solusi Komunikasi untuk Hotel dan Bisnis
- Case Study: Modernisasi Sistem Komunikasi De Klumpu dengan Hybrid IP PBX Yeastar P520
Written by Padu Arsana
Founder & ICT Practitioner — CV. DATA PIRANTI UTAMA
Communication • Network • Security
 |
| Alcatel-Lucent 4059EE Attendant Console untuk mendukung operasional telephone operator hotel. |
 |
| Alcatel-Lucent 4059 Extended Edition Screen Visual | @dpubali.id |
