Dalam dunia hospitality, sistem komunikasi merupakan bagian penting dari operasional sehari-hari.

Front Office, housekeeping, engineering, management dan berbagai departemen lainnya membutuhkan sistem komunikasi yang stabil, mudah digunakan dan dapat dikembangkan mengikuti kebutuhan property.

De Klumpu Bali

Namun, melakukan modernisasi sistem komunikasi tidak selalu berarti mengganti seluruh perangkat yang sudah ada.

Studi kasus De Klumpu di Bangli, Bali menunjukkan bagaimana pendekatan Hybrid IP PBX dapat digunakan untuk memodernisasi sistem komunikasi dengan tetap memanfaatkan infrastruktur existing yang masih layak digunakan.

Latar Belakang Proyek

Sebelum modernisasi, De Klumpu menggunakan Panasonic TES824 sebagai sistem PABX utama.

Sistem tersebut masih berfungsi dan melayani 24 extension analog.

Namun, kebutuhan operasional mulai berkembang. Target sistem komunikasi adalah melayani hingga 35 extension serta memiliki ruang untuk pengembangan sistem komunikasi berbasis IP di masa depan.

Salah satu rencana pengembangan adalah penggunaan SIP Trunk pada tahap berikutnya.

Dari kondisi tersebut, kebutuhan utamanya bukan sekadar mengganti PABX lama, tetapi membangun sistem komunikasi yang lebih fleksibel tanpa membuang investasi existing yang masih dapat digunakan.

Tantangan: Upgrade Tanpa Mengganti Semuanya

Dalam project seperti ini, ada dua pendekatan yang secara umum dapat dipertimbangkan.

Option 1 — Full IP PBX Migration

Seluruh sistem PABX existing diganti dengan platform IP PBX baru.

Pendekatan ini menghasilkan architecture yang lebih seragam, tetapi membutuhkan investasi lebih besar karena perangkat existing yang masih berfungsi tidak lagi digunakan.

Option 2 — Hybrid IP PBX

Pendekatan kedua adalah mengintegrasikan sistem existing dengan IP PBX baru.

Dalam kasus De Klumpu, Panasonic TES824 yang masih berfungsi tetap dipertahankan dan diintegrasikan dengan Yeastar P520 menggunakan gateway analog.

Pendekatan ini memungkinkan proses modernisasi dilakukan secara bertahap sekaligus menjaga nilai investasi perangkat existing.

Topologi Interkoneksi IPPBX dengan PABX lama

Assessment Sebelum Implementasi

Salah satu prinsip yang kami gunakan dalam project ICT adalah memahami kondisi existing sebelum menentukan solusi.

Site assessment dilakukan untuk memahami:

• Kondisi PABX existing.
• Jumlah extension.
• Kondisi jalur kabel.
• MDF dan Sub MDF.
• Kebutuhan extension baru.
• Kemungkinan mempertahankan perangkat existing.
• Kebutuhan IP PBX.
• Rencana pengembangan SIP Trunk.
• Lokasi perangkat baru.

Dari hasil assessment tersebut, solusi Hybrid IP PBX dipilih karena memberikan keseimbangan antara kebutuhan modernisasi, investasi dan pemanfaatan infrastructure existing.

Solusi yang Dipilih: Hybrid IP PBX

Arsitektur yang digunakan menggabungkan sistem PABX existing dengan platform IP PBX baru.

Dengan architecture tersebut, sistem lama dan sistem baru dapat bekerja sebagai bagian dari satu solusi komunikasi.

Perangkat yang Digunakan

Implementasi di Lapangan

Setelah architecture dan equipment ditentukan, pekerjaan dilanjutkan ke tahap implementation.

Pekerjaan lapangan utama dilakukan selama dua hari, dalam keseluruhan project duration selama tiga hari.

Hari Pertama — Infrastructure & Installation

Tahap pertama berfokus pada pembangunan infrastructure komunikasi baru dan interkoneksi dengan sistem existing.

• Pemasangan wall mounted rack 4U.
• Instalasi Yeastar P520.
• Instalasi Yeastar TA1600.
• Terminasi kabel menuju MDF.
• Pemasangan Yeastar TA400.
• Pemasangan gateway analog pada ruang PABX existing.
• Interkoneksi Panasonic TES824 dengan Yeastar.
• Terminasi menuju Sub MDF area villa.

Salah satu perhatian utama selama proses instalasi adalah menjaga agar pekerjaan tidak mengganggu operasional property.

Hari Kedua — Configuration & Commissioning

Setelah infrastructure selesai, tahap berikutnya adalah konfigurasi, testing dan commissioning.

• Pemasangan Yealink T31P sebagai operator phone di lobby.
• Konfigurasi extension.
• Pengujian komunikasi antar extension.
• Pengujian interkoneksi PABX.
• Validasi fungsi komunikasi.
• User training.
• Final commissioning.

Instalasi Perangkat IPPBX, De Klumpu

Hasil Implementasi

Pendekatan Hybrid IP PBX memberikan beberapa manfaat bagi De Klumpu.

1. Existing Investment Tetap Dimanfaatkan

Panasonic TES824 yang masih berfungsi tidak langsung dibuang. Perangkat tersebut tetap menjadi bagian dari architecture komunikasi.

2. Sistem Komunikasi Menjadi Lebih Fleksibel

Dengan Yeastar P520 sebagai platform IP PBX, sistem memiliki kemampuan untuk mendukung extension berbasis IP dan kebutuhan komunikasi modern lainnya.

3. Siap untuk Pengembangan

Architecture baru memberikan ruang untuk pengembangan extension serta rencana penggunaan SIP Trunk pada tahap berikutnya.

4. Migrasi Bertahap

Modernisasi tidak harus dilakukan dalam satu langkah. Pendekatan hybrid memungkinkan property melakukan migrasi secara bertahap sesuai kebutuhan dan budget.

5. Gangguan Operasional Dapat Diminimalkan

Perencanaan dan implementation dilakukan dengan mempertimbangkan operasional property sehingga proses modernisasi dapat dilakukan dengan gangguan seminimal mungkin.

Kapan Hybrid IP PBX Bisa Menjadi Pilihan?

Pendekatan Hybrid IP PBX dapat dipertimbangkan apabila:

• PABX existing masih berfungsi dengan baik.
• Customer ingin mengurangi investasi awal.
• Tidak semua extension harus langsung bermigrasi ke IP.
• Property ingin melakukan migration secara bertahap.
• Infrastructure existing masih dapat dimanfaatkan.
• Bisnis memiliki rencana pengembangan sistem komunikasi.

Namun, tidak semua property membutuhkan architecture hybrid. Keputusan tetap harus berdasarkan kondisi actual system, kebutuhan operational dan future plan.

Assessment Adalah Bagian Penting dari Project

Dari project De Klumpu, salah satu bagian penting bukan hanya installation, tetapi proses assessment sebelum solusi ditentukan.

Site assessment membantu menjawab beberapa pertanyaan:

• Apakah PABX existing masih layak digunakan?
• Berapa extension yang benar-benar dibutuhkan?
• Apakah existing cabling dapat dimanfaatkan?
• Apakah network infrastructure siap untuk IP Phone?
• Apakah gateway diperlukan?
• Bagaimana rencana SIP Trunk?
• Apakah property membutuhkan full migration atau hybrid?

Jawaban terhadap pertanyaan tersebut kemudian menjadi dasar dalam menentukan architecture.

Yealink T31P Lobby De Klumpu

Pendekatan CV. DATA PIRANTI UTAMA

Bagi CV. DATA PIRANTI UTAMA, keberhasilan project ICT bukan hanya mengenai berapa banyak perangkat yang berhasil dipasang.

Yang lebih penting adalah apakah solusi tersebut benar-benar menyelesaikan kebutuhan customer.

Karena itu, pendekatan kami dimulai dari:

1. Understanding the requirement.
2. Site assessment.
3. Existing system analysis.
4. Solution design.
5. Equipment selection.
6. Installation.
7. Configuration.
8. Testing.
9. User training.
10. Commissioning.
11. Technical support.

Modernisasi PABX Tidak Selalu Harus Mahal

Salah satu pertimbangan utama dalam modernisasi sistem komunikasi adalah investment.

Mengganti seluruh perangkat sekaligus memang dapat memberikan architecture yang seragam, tetapi tidak selalu menjadi pilihan terbaik bagi setiap bisnis.

Dengan melakukan assessment terlebih dahulu, customer dapat mengetahui bagian mana yang masih dapat digunakan dan bagian mana yang memang perlu dimodernisasi.

Pendekatan ini membantu membuat investment lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan actual property.