Ketika Upgrade Tidak Selalu Berarti Mengganti Semua

Dalam dunia hospitality, komunikasi yang andal merupakan bagian penting dari operasional sehari-hari. Mulai dari front office, housekeeping, engineering, hingga manajemen, seluruh departemen bergantung pada sistem komunikasi yang cepat, stabil, dan mudah dikembangkan.

Ketika tim CV. Data Piranti Utama (DPU Bali) pertama kali berdiskusi dengan De Klumpu, sebuah destinasi wisata yang berlokasi di Desa Undisan, Kecamatan Tembuku, Kabupaten Bangli, Indonesia, kebutuhan awal yang disampaikan cukup sederhana: melakukan upgrade dari sistem telepon yang sudah ada menuju sistem IP PBX modern.

Namun, bagi kami, solusi terbaik tidak selalu berarti mengganti seluruh infrastruktur.

Profil Singkat Proyek

Client : De Klumpu

De Klumpu, Undisan, Tembuku - Bangli

Lokasi : Desa Undisan, Tembuku, Bangli – Bali, Indonesia

Jenis Proyek : Modernisasi Sistem Komunikasi Hospitality

Durasi Implementasi : 3 Hari

Implementasi oleh : CV. Data Piranti Utama

Kondisi Existing

Sebelum proyek dimulai, De Klumpu menggunakan Panasonic TES824 sebagai sistem PABX utama.

Sistem tersebut masih berfungsi dengan baik dan melayani 24 extension analog. Namun, seiring berkembangnya operasional, manajemen mulai membutuhkan sistem yang lebih fleksibel dan siap menghadapi kebutuhan komunikasi di masa depan.

Secara keseluruhan, target implementasi adalah melayani 35 extension, dengan ruang untuk ekspansi dan rencana migrasi ke SIP Trunk pada tahap berikutnya.

Alih-alih langsung mengganti seluruh sistem, kami memilih memahami kebutuhan operasional terlebih dahulu.

Assessment Sebelum Memberikan Solusi

Salah satu prinsip kerja DPU Bali adalah tidak menawarkan produk sebelum memahami kebutuhan pelanggan.

Tim kami melakukan site assessment secara langsung di lokasi, meliputi:

• Observasi kondisi instalasi PABX yang sudah ada.
• Pemeriksaan jalur kabel dan MDF.
• Diskusi dengan manajemen mengenai kebutuhan operasional saat ini dan rencana pengembangan.
• Analisis kemungkinan mempertahankan investasi yang masih layak digunakan.

Dari hasil assessment tersebut, kami menyusun dua pendekatan implementasi.

Dua Opsi, Satu Tujuan

Opsi Pertama – Full IP PBX Migration

Seluruh sistem PABX diganti dengan platform IP PBX baru.

Keunggulannya adalah seluruh infrastruktur menjadi seragam dan modern. Namun, pendekatan ini membutuhkan investasi yang lebih besar karena seluruh perangkat harus diganti.

Opsi Kedua – Hybrid IP PBX

Pendekatan kedua adalah mengintegrasikan Panasonic TES824 yang masih berfungsi dengan Yeastar P520 melalui gateway analog.

Dengan solusi ini:

• investasi menjadi lebih efisien,
• perangkat existing tetap dimanfaatkan,
• migrasi dapat dilakukan secara bertahap,
• sistem siap mendukung SIP Trunk di masa depan,
• dan pengembangan extension IP menjadi lebih mudah.

Setelah melakukan evaluasi internal, manajemen De Klumpu memilih solusi Hybrid IP PBX, karena memberikan keseimbangan terbaik antara biaya, performa, dan kesiapan pengembangan.

Topology : Interkoneksi PANASONIC TES824 - Yeastar P520

Perencanaan Sebelum Implementasi

Setelah solusi disepakati, tim DPU Bali menyusun:

• Topologi sistem komunikasi.
• Desain interkoneksi antara Panasonic TES824 dan Yeastar P520.
• Rencana implementasi.
• Penawaran harga final.

Beberapa hari kemudian kami menyusun timeline proyek agar seluruh pekerjaan dapat dilaksanakan secara terstruktur dengan gangguan operasional seminimal mungkin.

Implementasi Lapangan

Pekerjaan dilakukan selama dua hari.

Hari Pertama

Fokus utama adalah pembangunan infrastruktur komunikasi baru, meliputi:

• pemasangan wall mounted rack 4U,
• instalasi Yeastar P520,
• instalasi Yeastar TA1600,
• terminasi kabel menuju MDF,
• pemasangan Yeastar TA400,
• pemasangan gateway analog pada ruang PABX existing,
• interkoneksi antara Panasonic TES824 dan Yeastar,
• terminasi menuju Sub MDF area villa.

Seluruh instalasi dilakukan tanpa mengganggu operasional yang sedang berjalan.

Hari Kedua

Tahapan berikutnya difokuskan pada aktivasi sistem dan validasi operasional.

Pekerjaan meliputi:

• Pemasangan Yealink T31P sebagai operator di lobby,
• Konfigurasi extension.
• Pengujian komunikasi antar extension
• Pengujian interkoneksi.
• Training untuk pengguna.
• Final commissioning.

Proses Instalasi Rack, Perangkat Yeastar & BOX Panel

Hasil Implementasi

Dengan pendekatan Hybrid IP PBX, De Klumpu memperoleh berbagai manfaat strategis.

Efisiensi Investasi

Tidak seluruh perangkat lama harus diganti, sehingga biaya implementasi menjadi lebih terjangkau.

Memaksimalkan Infrastruktur Existing

Panasonic TES824 tetap dimanfaatkan sebagai bagian dari sistem komunikasi.

Siap Berkembang

Platform Yeastar P520 memungkinkan penambahan extension IP, integrasi layanan komunikasi modern, serta migrasi ke SIP Trunk pada tahap berikutnya.

Gangguan Operasional Minimum

Karena implementasi dirancang secara bertahap, proses migrasi dapat dilakukan tanpa menghentikan aktivitas operasional.

Teknologi yang Digunakan

• Yeastar P520 IP PBX
• Yeastar TA1600 FXS Gateway
• Yeastar TA400 FXO Gateway
• Panasonic TES824
• Yealink T31P SIP Phone
• Wall Mounted Rack 4U

Yealink T31P - De Klumpu Lobby

Kesimpulan

Setiap proyek memiliki tantangan yang berbeda.

Dalam kasus De Klumpu, solusi terbaik bukanlah mengganti seluruh sistem komunikasi, melainkan mengintegrasikan teknologi baru dengan investasi yang sudah dimiliki.

Pendekatan Hybrid IP PBX memungkinkan klien memperoleh sistem yang lebih modern, lebih fleksibel, dan siap berkembang, tanpa harus mengeluarkan biaya yang tidak diperlukan.

Bagi kami di CV. Data Piranti Utama, keberhasilan sebuah proyek tidak diukur dari banyaknya perangkat yang terjual, melainkan dari seberapa tepat solusi yang kami berikan untuk kebutuhan pelanggan.

Itulah mengapa setiap implementasi selalu diawali dengan assessment, diskusi, dan perencanaan yang matang—agar teknologi benar-benar menjadi investasi yang memberikan nilai jangka panjang.